Online-Werkzeuge zur Abstimmung von Terminen, gemeinsame Kalender, Projektmanagement-Tools, To-Do-Listen, Speicherplatz für den Dokumentenaustausch, Tools für die kreative Arbeit und Konferenz-Software sind zum Beispiel für Außendienst-Mitarbeiter, freie Mitarbeiter von Redaktionen und Agenturen, Schüler, Auszubildende und Studierende sowie Teams, Arbeitsgruppen, Arbeitskreise und die Vereinsarbeit nützlich. Diese Software-Anwendungen unterstützen neben Kommunikationstools, wie Skype und ICQ, so die Koordination, den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit von Mitarbeitern an geografisch weit entfernten liegenden Standorten.
Organisation und Terminfindung
Zur Terminfindung für ein Face-to-Face-Treffen, ein Meeting oder eine Online-Konferenz ist zum Beispiel die kostenfreie Anwendung Doodle hilfreich. Die Terminabstimmung erfolgt ohne Registrierung und ist schnell und einfach zu bedienen.
Als Gruppenkalender zur gemeinsamen Nutzung ist der Google Calendar eine Möglichkeit. Als Alternative zur Daten-Krake Google bietet sich die englischsprachige Plattform Zoho an. Letztere bietet zahlreiche kollaborative und Business-Anwendungen in einem Paket an. Eine To-Do-Liste zur Installation auf dem eigenen Server ist myTinyToDo.
Konzeption: Brainstorming und Mind-Mapping
Auch für die kreative Zusammenarbeit gibt es Online-Tools. So zum Beispiel das Brainstorming Tool bubbl.us. Zur gemeinsamen Erstellung von Mind-Maps eignet sich beispielsweise Mindmeister. Die Ergebnisse können als PDF exportiert werden.
Projektmanagement, To-Do- und Linklisten sowie Dokumentenaustausch
Auch zur Organisation und Abwicklung von Projekten gibt es kostenlose Projektmanagement-Tools im Netz. So zum Beispiel www.werkstatt42.de. Viel einfacher, als Dokumente ständig per E-Mail hin und her zuschicken sind Anwendungen zum Austausch von Dokumenten. Beispiele hierfür sind Dropbox , Nextcloud, SecureSafe oder Keybase.io. Mit Tresorit lassen sich Dateien in der Cloud verschlüsseln.
Zur Verwaltung und zum Austausch von Linklisten / Bookmarks / Favoriten gibt es zahlreiche Online-Bookmark-Tools, wie z.B. Diigo, Pocket, Zotero oder Evernote. Auf der Liste der wichtigsten deutschen Social Bookmark Sites wäre sicherlich noch zu ergänzen Google Bookmarks (Google Konto erforderlich).
Wissensmanagement mit Wikis
Für das interne Wissensmanagement eignen sich insbesondere Wikis sehr gut. Auch hier gibt es Open Source-Lösungen, wie zum Beispiel MediaWiki. Dies ist die gleiche Software, mit der auch Wikipedia arbeitet. Ein ähnliches, ebenfalls auf MediaWiki basierendes Tool ist DokuWiki. ZUM Projektwiki ist ein Angebot für Schulen.
Das zeitgleiche, gemeinsame Arbeiten an einem Dokument zum Beispiel mit Etherpads möglich.