E-Mails sind Geschäftsbriefe. Schreiben Sie im Auftrag Ihres Arbeitgebers, so sollten sie sich an Regeln und Gepflogenheiten halten und die Netiquette beachten. Der Begriff Netiquette ist eine Wortschöpfung aus dem englischen Begriff „net“ für „Netz“ und „etiquette“ für „Etikette“. Die Netiquette beschreibt das gute Benehmen in der elektronischen Kommunikation, also im Bereich E-Mail, Chat und Foren.
Die wichtigsten Regeln der E-Mail-Netiquette im beruflichen Alltag:
- Vergeben Sie immer eine aussagekräftige Betreffzeile
- Verwenden Sie immer eine Anrede (z. B. @all, wenn Sie sich an alle Teilnehmer wenden) und eine Grußformel.
- Schreiben Sie kurz und prägnant.
- Achten Sie auf Rechtschreibung und Interpunktion.
- Durch die Verwendung von Groß- und Kleinschreibung sind Texte besser lesbar.
- Wörter in Großbuchstaben werden online als Schreien interpretiert.
- Zur Hervorhebung eines Wortes können Sonderzeichen, wie zum Beispiel *Sterne* oder #Hash, Doppelkreuz beziehungsweise Rautenzeichen# genutzt werden.
- Bedenken Sie, dass E-Mails unverschlüsselt übertragen werden und in der Offline-Welt mit einer Postkarte gleichzusetzen sind. Außerdem sind E-Mails sehr leicht weiterleitbar.
Empfänger: An, Cc, Bcc
Es existieren drei Anschriftenfelder: „An“, „Cc“ und „Bcc“. Mehrere Empfänger sind in allen drei Feldern – abhängig vom verwendeten E-Mail-Programm – mit Semikolon oder Komma zu trennen. Empfänger im „An“-Feld erhalten Ihre E-Mail im Original. Die Abkürzung „Cc“ steht für „Carbon copy“. Empfänger im „Cc“-Feld erhalten Ihre E-Mail als Kopie, also lediglich zur Kenntnisnahme. Beachten Sie bei E-Mail-Verteilern, dass die E-Mail-Adressen im „An“ und „Cc“-Feld für alle Empfänger sichtbar sind. Für beispielsweise E-Mail-Newsletter, bei denen die Empfänger sich untereinander nicht kennen, ist es ein Verstoß gegen den Datenschutz, wenn die Mailadressen für alle Newsletter-Empfänger sichtbar sind. Setzen Sie in so einem Fall Ihre eigene Mailadresse in das „An“-Feld und alle Empfänger in das „Bcc“-Feld. Die Abkürzung „Bcc“ steht für „Blind corbon copy“. So bleiben alle Mailadressen für die einzelnen Empfänger unsichtbar.
Aussagekräftige Betreffzeile
Eine konkrete und aussagekräftige Betreffzeile hilft dem Empfänger Ihre Mail richtig einzuordnen. Beziehen Sie sich immer auf den Inhalt Ihrer E-Mail. Versenden Sie bei zwei oder mehreren unterschiedlichen Themen ggf. mehrere einzelne Mails mit passenden Betreffzeilen. So kann der Empfänger gezielt auf jedes einzelne Thema eine Rückmeldung geben. Dies erleichtert auch die thematische Archivierung von E-Mail. E-Mails ohne oder mit lässigen Betreffzeilen geraten leicht in Spam-Verdacht und können so leicht ungeöffnet gelöscht werden.
Lesebestätigung
Verwenden Sie die Funktionen „Empfangsbestätigung“ und „Lesebestätigung“ nur in Einzelfällen. Viele Empfänger reagieren – verständlicherweise – genervt von solchen Aufforderungen. Zumal eine solche Bestätigung nicht verpflichtend ist. Der Empfänger kann die Aufforderung einer Lesebestätigung ablehnen.
Freundliche Anrede
Übliche Anredeformen in der geschäftlichen Korrespondenz sind:
- Sehr geehrte/r Frau/Herr
- Liebe/r Frau/Herr
- Guten Tag, Frau/Herr
- Hallo Frau/Herr
Kreative Grußformel
Im Gegensatz zur Anrede gibt es für die Grußformel mehr kreative Möglichkeiten:
- Mit freundlichen Grüßen,
- Viel Grüße,
- Liebe Grüße,
- Herzliche Grüße,
- Schöne Grüße aus …
- Bis dahin grüßt Sie herzlichst,
- Tschüss
- Mit guten Wünschen für ein entspanntes Wochenende
- Ein angenehmes Wochenende wünscht Ihnen
- Einen guten Start in die Woche wünscht
- Mit sonnigen Grüßen aus …
- …
Anhänge
Beachten Sie bei Datei-Anhängen, dass der Empfänger ein Dateiformat erhält, welches er auch öffnen kann. Halten Sie auch die Dateigröße im Auge, denn viele Postfächer haben ein begrenztes Fassungsvermögen. Dateien sollten in der Regel einem MB nicht überschreiten. Am geeignetsten sind PDF-Dateien. Wenn möglich versenden Sie einen Link anstelle eines Anhangs.
Antworten und richtig zitieren
Wenn Sie auf eine E-Mail antworten oder weiterleiten, schreiben Sie Ihren Kommentar oberhalb der empfangenen Mail, so dass die ursprüngliche Mail unten anhängt. Noch besser ist es, wenn Sie nur die Passage weiterleiten oder zurücksenden, auf die Sie sich beziehen. Um die zitierten Textzeilen zu kennzeichnen verwendet man in E-Mails standardmäßig das Zeichen >; es wird der zitierten Textzeile vorangestellt. In vielen E-Mail-Programmen lässt sich dies auch als Voreinstellung einrichten.