Doodle oder andere Online-Terminfinder (siehe unten) sind eine praktische Sache. Sie ermöglichen einen geeigneten Termin für eine Sitzung oder ein Meeting zu finden. Doch manchmal ist die Terminfindung nicht einfach, insbesondere dann nicht, wenn die beteiligten Personen nicht richtig doodlen und so die Terminfindung unnötig erschweren.
Deshalb möchte ich ein paar grundsätzliche Regeln für die Online-Terminfindung aufstellen:
Regeln für die Person, die eine Terminumfrage startet
1. Nicht zu viele Termine zur Auswahl stellen.
2. Nenne eine Frist, bis wann die Terminumfrage läuft. Ein geeigneter Zeitraum sind fünf Werkstage.
2. Wenn es keine Standardeinstellungist, dann die Option „ifneedbe“/ „wenn es sein muss“ aktivieren.
3. Wenn möglich die Änderbarkeit der eigenen Abstimmung bis zum Umfrageende aktivieren.
4. Die Umfrage nach Ablauf des Umfragezeitraums schließen / beenden.
Regeln für alle Beteiligten an einer Terminumfrage
1. Jeder antwortet – auch wenn er / sie gar nicht kann oder sogar an allen vorgeschlagenen Terminen kann.
2. Es wird zu jedem Termin eine Aussage abgegeben: ja / vielleicht / nein – bitte nicht nur den einen Wunschtermin ankreuzen. Das hilft bei der späteren Entscheidung für einen Termin eher wenig.
3. Nutzen Sie die Kommentarfunktion, um Anmerkungen zu hinterlassen. Z. B. Bei mir entscheidet es sich erst am XX.XX.YYYY
Alterantiven zu Doodle
Textvorlage für die Einladungsmail / Beschreibungtext der Terminumfrage
Liebe Kolleg*innen,
um einen für alle passenden Termin für unser Meeting zu finden, nehmt bitte bis zum XX.XX.YYYY an der Terminumfrage teil.
Bitte tragt euch euch bei allen vorgeschlagenen Terminen mit ja / vielleicht / nein ein, auch wenn ihr an keinem oder an allen der Termine könnt.
Anmerkungen und Fragen notiert bitte im Kommentarfeld der Terminumfrage.
[Link zur Terminumfrage]
Viele Grüße,